طراحی داشبوردهای مدیریت کسب و کار

طراحی داشبوردهای مدیریت کسب و کار

واژه داشبورد برگرفته از داشبورد خودرو است، وظیفه اصلی داشبورد در خودرو مطلع ساختن راننده از میزان سوخت، سرعت، وضعیت اخطارها و سایر پارامترهای خودرو در هر لحظه است. در صورتی که راننده نتواند این پارامترها را در هر لحظه کنترل کند و نسبت به تغییرات آنها واکنش دهد امکان رخداد اتفاقات وخیمی وجود دارد.

در حوزه کسب و کار نیز داشبورد مفهومی مشابه دارد، در واقع در این حوزه داشبورد یک ابزار مدیریتی برای نمایش اطلاعات عملکرد بخش‌های مختلف سازمان و فرآیندها بصورت نمایشی است.

داده‌های خام درون سازمان‌ها منابع ارزشمندی برای سازمان‌ها است که اغلب مورد غفلت واقع می‌شوند. تبدیل داده‌های خام به اطلاعات وظیفه اصلی داشبوردهای کسب و کار است.

تحلیل داده‌ها، پردازش و نمایش اطلاعات خروجی با فرمت‌های مختلف توسط داشبوردها به مدیران و استفاده‌کنندگان این اجازه را می‌دهد درک سریعی از وضعیت سازمان، بخش‌ها و فرآیندها داشته باشند، بتوانند میزان کارایی و عملکرد سیستم مورد نظر را ارزیابی کنند و در صورت نیاز تصمیمات مناسب را اتخاذ نموده و سیستم را مدیریت نمایند.

در واقع داشبوردها بصورت جامع وضعیت موجود درون سازمان‌ها را نمایش می‌دهند و قابلیت ارائه تحلیل‌های مقایسه‌ای و دوره‌ای را در لحظه دارند.

کنترل و ارزیابی فرآیندهای تجاری سازمان یکی از مهمترین وظایف مدیران سازمان است، بدون حضور داشبوردهای کسب و کار، سیستم‌های گزارش‌ساز (در صورت وجود) گزارشاتی از داده‌های خام سازمان ارائه کرده و اغلب مدیران مجبور هستند با مطالعه انبوهی از گزارشات تصمیم گیری نمایند که این امر فرآیند تصمیم‌گیری را طولانی، همراه با خطا و غیر قطعی می‌نماید.

اغلب سازمان‌های پیشرو از داشبوردها برای کنترل لحظه‌ای و دوره‌ای عملکرد سازمان استفاده می‌کنند و مدیران میانی و ارشد سازمان عارضه‌های سازمان و نقاط ضعف سازمان را از طریق داشبوردها شناسایی کرده و قبل از وقوع اثرات تخریبی بر سازمان اطلاعات مورد نیاز را آنالیز کرده و با تحلیل آنلاین، فرآیند تصمیم‌گیری را تسریع کرده و اقدام به رفع عارضه‌ها می‌کنند.

در بسیاری از سازمان‌ها داشبوردها زبان مشترک مدیران با یکدگر است، پس از تعیین شاخص‌های کلیدی عملکرد سازمان در سطوح و بخش‌های مختلف و تعیین اهداف شاخصی و سازمانی، تمامی افراد سازمان به دنبال دستیابی به اهدف خواهند بود و در هر لحظه شاخص‌های کلیدی سازمان تحت کنترل است. از طرف دیگر آنلاین بودن داشبوردها می‌تواند این مزیت را در اختیار مدیران و صاحبان سازمان قرار دهد که در در هر لحظه و در هر مکان بدون توجه به بعد فاصله، به وضعیت لحظه‌ای سازمان خود دسترسی داشته باشند و بتوانند کسب و کار خود را کنترل کنند.

از آنجایی که داشبوردهای کسب و کار از مجموعه‌ای از المان‌های گرافیکی و نمایشی برای ارائه گزارشات استفاده می‌کنند به سادگی روندها و اطلاعات را انتقال می‌دهند و وضعیت شاخص‌های کلیدی عملکرد و شاخص‌های عملکردی را نمایش می‌دهند. امکان تعریف شاخص‌ها با توجه به مختصات کسب و کار سازمان و نیاز سازمان یکی دیگر از قابلیت‌های داشبوردها است. از طرفی امکان تغییر سریع در نوع نمایش داشبوردها، تغییر در نوع نمودارها، نمایش ارائه شده، قالب‌ها، نحوه گروه‌بندی اطلاعات، دسته‌بندی سطوح اطلاعات و گزارشات یکی از مزیت‌های این ابزار مدیریتی در هوشمندی کسب و کار است.

داشبوردهای کسب و کار به سه سطح تقسیم‌بندی می‌شوند:

  • داشبوردهای استراتژیک
  • داشبوردهای تحلیلی
  • داشبوردهای عملیاتی

داشبوردهای سطح استراتژیک، اغلب با اطلاعات دوره‌ای شکل می‌گیرند و این داشبوردها به کنترل و مقایسه سازمان در دروه‌های مشخص با اهداف استراتژیک سازمان می‌پردازند. با استفاده از داشبوردهای استراتژیک مدیران سازمان می‌توانند بطور سریع وضعیت سازمان را کنترل کرده و در صورتی که مسیر سازمان به درستی نباشد نسبت به تغییرات مورد نیاز تصمیم‌گیری کنند. یکی از کاربردهای اصلی داشبوردهای استراتژیک کمک به تعیین اهداف بلند‌ مدت، میان‌مدت و کوتاه‌مدت است.

وظیفه اصلی داشبوردهای تحلیلی، آنالیز و تحلیل اطلاعات سازمان به منظور کمک به مدیران برای تصمیم‌گیری است، داشبوردهای تحلیلی، ابزار اصلی مدیران برای تصمیم‌گیری‌های صحیح است. با استفاده از داشبورهای تحلیلی، مدیران سازمان در هر لحظه اطلاعات دوره‌ای و سنواتی سازمان را بازبینی می‌کنند. در واقع داشبوردهای تحلیلی علاوه بر نمایش اطلاعات امکان دستیابی به علت رخدادها را نیز مشخص می‌کنند. بعنوان مثال فرض کنید شما مدیر واحد توزیع سازمان هستید و هزینه‌های توزیع سازمان در یک دوره مشابه در سال جاری نسبت به سال قبل افزایش چشمگیری داشته است در صورتی که تغییر چشمگیری در میزان فروش سازمان صورت نگرفته است، با استفاده از داشبوردهای تحلیلی، شما می‌توانید سهم عوامل مختلف را در افزایش هزینه مشاهده کنید و دریابید که 20 درصد از افزایش هزینه به علت افزایش هزینه‌های سوخت، 50 درصد به علت هزینه‌های تعمیرات و نگهداری خودروها، و 30 درصد به علت فروش به مشتریان با مسافت بیشتر بوده است. یا به عنوان مثالی دیگر، در صورتی که فروش سازمان شما در دوره‌ای افت داشته باشد، دلایل افت فروش و عدم تحقق اهداف فروش را می‌توان توسط داشبوردهای تحلیلی بدست آورد.

مدیران بخش‌های مختلف سازمان برای دسترسی سریع به وضعیت کارکردهای حیاتی سازمان از داشبوردهای عملیاتی استفاده می‌کنند، داشبوردهای عملیاتی تنها وضعیت لحظه‌ای کارکردهای بخش‌های مختلف را نمایش می‌دهند و هیچ تحلیل و آنالیزی رو اطلاعات انجام نمی‌دهند. این داشبوردها بسیار سریع و لحظه‌ای هستند و مدیران توسط این داشبوردها بخش‌های زیر مجموعه خود را کنترل می‌کنند.

کلینیک تخصصی زنجیره تأمین با در اختیار داشتن تیم حرفه‌ای تحلیل و طراحی کسب و کار کلیه داشبوردهای مدیریت کسب و کار را به طور سفارشی برای سازمان‌ها طراحی می‌کند.